Ferramentas certas

Outro dia encontrei um amigo “atolado” em papéis e arquivos de um complexo plano de ação que ele montou para resolver um problemão que ele tinha. Estava mais perdido que cachorro que cai do caminhão de mudanças. Eram muitos arquivos e tantas informações que ele já tinha se perdido no meio delas. E o que é pior, o problema longe de ser resolvido.

Para um gestor obter bons resultados ele precisa trabalhar com as pessoas certas e com as ferramentas certas. E nem precisa tantas. Eu sempre recomendo três ferramentas básicas muito poderosas para melhorar resultados e atingir metas. E o melhor de tudo é que elas são absolutamente simples de entender e de facílima implantação.

A primeira é o Brainstorming, uma técnica fantástica utilizada para ajudar um grupo de pessoas a criar o maior número possível de idéias sobre um determinado assunto, num curto espaço de tempo. Se você é gestor, parta do princípio que sua equipe é a que mais sabe sobre o seu negócio. Se alguém sabe porquê as coisas não vão bem e o que fazer para melhorar, esse alguém está na sua equipe. O brainstorming vai te ajudar a extrair as idéias das cabeças dos teus liderados. Faça muitos brainstormings com a sua equipe. São rápidos (15 a 20 minutos bastam) e muito úteis.

Outra ferramenta fundamental é o diagrama de causa e efeito (do Ishikawa – o japonezinho que o inventou), o popular espinha-de-peixe. Nele, podemos visualizar como as diversas causas de um efeito se comportam, se relacionam e interferem no resultado. Utilize sempre que você for analisar um mau desempenho ou antes de iniciar a montagem de um plano de ação. Nunca conseguimos resolver tudo ao mesmo tempo. Nossa atuação deve ter sempre um foco. O uso do diagrama de causa e efeito é importante para focar as nossas ações. Ele conduz a isso.

E, por fim, um bom plano de ação utilizando o 5W2H, uma técnica de padronização e planejamento onde são considerados sete fatores-chaves, cinco deles com nomes começados com a letra W e dois começados com a letra H. São eles: What (o que fazer), Who (quem faz), When (quando estará concluído), Where (onde fazer), Why (por que fazer), How (como fazer) e How much (quanto custará). Quando montamos um plano de ação considerando estes fatores o nosso plano estará bem completo e as chances de acerto são muito grandes.

Se você ainda não conhece essas ferramentas, procure se informar a respeito e utilizá-las. De tudo que tem por aí em técnicas e ferramentas de gestão, essas três são as que te dão o melhor custo-benefício, pois elas são muito simples, bem acessíveis a todos e produzem enormes resultados. Ouvir as pessoas (brainstorming), organizar as idéias que elas deram (diagrama de causa e efeito) e montar o plano (5W2H). Simples, não???

Não perde tempo. Bóra aplicar no teu trabalho.

Um abraço do Dr. I